Zu unserer Ausbildung bzw. unserem Studium gehört auch der strukturierte Umgang mit „Projekten“. Projekte sind zeitlich befristete, relativ komplexe Aufgaben, für deren Umsetzung die Fähigkeiten des Projektmanagements gefordert sind. Es sind also „Spezialaufgaben“, die nicht unbedingt etwas mit dem Tagesgeschäft zu tun haben müssen. Meistens sind Projekte einmalige Aufgaben, die eine klare inhaltliche Zielsetzung aufweisen.

Um das notwendige Know-How im Umgang mit der Projektarbeit zu erlernen, wurden wir Azubis aus dem zweiten Lehrjahr entsprechend geschult. Die Seminarreihe begann damit, dass wir genau diese Definition erarbeitet haben. Zudem wurden uns die verschiedenen Projektphasen nähergebracht, denn wie bereits erwähnt, geht es bei Projekten um komplexe Aufgaben oder Ziele, deren Planung vorab sehr gut durchdacht werden muss.

Bei einem Projekt beginnt alles mit der Phase des „Vorbereitens“. In dieser Phase werden Projektgruppen gebildet, Rollen in diesen Gruppen festgelegt, die Projektidee entwickelt und eine Zieldefinition erarbeitet, die möglichst SMART (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert) formuliert sein sollte.

So viel zum ersten theoretischen Teil. Direkt nachdem wir uns die Vorbereitungsphase genauer angeschaut haben, durften wir selbst in Aktion treten und eigene Projektgruppen bilden, in denen wir Ideen für ein Projekt zum Thema „Her mit der Krise – Welche Chancen bietet die aktuelle Situation für unser Unternehmen“ entwickelt haben. Dabei sind viele interessante Ideen aufgekommen und wir konnten die zuvor gelernten „Brainstorming-Techniken“ direkt anwenden.

Die nächste Phase in einem Projekt umfasst die Projektplanung. Im theoretischen Teil haben wir uns angeschaut, wie ein Projektablaufplan aussieht, wie Meilensteine definiert werden und warum diese so wichtig in einem Projekt sind.

Auch diese Phasen durften wir im Rahmen einer praktischen Übung selbst erleben. In unseren Projektgruppen mussten wir zwischen den vielen Themenvorschlägen wählen. Natürlich haben Digitalisierung, Social Media und ein flexibles Arbeitsumfeld für unsere Altersgruppe eine besonders große Bedeutung. So entschieden wir und schnell für die Projektthemen „Instagram als neue Möglichkeit des Personalmarketings“, „Entwicklung virtueller Showrooms für alle Marken der Wortmann Gruppe“ und „Die Verbesserung der Möglichkeiten für das Home Office“. Im Rahmen dessen haben wir die Projektplanung direkt in eine PowerPoint-Präsentation umgewandelt, um diese am Ende der Seminarreihe den anderen Azubis, unserer Kursleiterin und der Personalabteilung vorzustellen.

Auf theoretischer Basis haben wir uns außerdem den Projektphasen „Initiieren/ Durchführen“ und „Abschluss“ näher gewidmet. Die Ausführung, Controlling-Instrumente, die Kommunikation im Projekt sowie Feedbackregeln spielten hierbei eine große Rolle. Die praktische Umsetzung dieser Phasen wird uns sicherlich noch bald im Arbeitsalltag ereilen.

Besonders interessant waren außerdem die agilen Teammethoden, die eine immer wichtigere Rolle im Bereich des Projektmanagements einnehmen. Sie sind der Gegenspieler zu klassischen Methoden und versuchen, durch besonders viel Flexibilität zu punkten. Zu den Methoden zählen zum Beispiel „Stand-up-Meetings“, also kurze Besprechungen, für die nicht extra ein Meeting einberufen wird, sondern die im Stehen abgehalten werden. Auch das „Jour Fixe“, eine Besprechung mit ausgewählten Personen, welche in regelmäßigen Zeitabständen stattfindet und bei der alle neuesten Entwicklungen zu einem bestimmten Thema besprochen werden können, ist ein weiteres Instrument.

Die Abschlusspräsentation unseres Lehrjahrs war ein voller Erfolg. Die Personalabteilung war besonders beeindruckt davon, mit wie viel Motivation und Engagement wir unsere Vorträge vorbereitet haben. Weil die Themen so gut bei der Personalabteilung ankamen, werden wir demnächst außerdem die Möglichkeit haben, unsere Vorträge der Geschäftsführung vorzustellen. Dementsprechend werden einige Projektvorschläge eventuell sogar in die Tat umgesetzt. Davon werden wir hier aber natürlich sofort berichten. Bleibt also unbedingt dabei und seid gespannt auf unsere nächsten Beiträge!